Diese Checkliste ist der Bauplan für die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie in Ihrem Unternehmen — in fünf aufeinander aufbauenden Phasen von der Datenaufnahme bis zur Audit-sicheren Dokumentation.
Warum in Phasen? Weil jede Phase Voraussetzung für die nächste ist. Wer mit lückenhaften Gehaltsdaten startet, bekommt eine unbrauchbare Analyse — und eine unbrauchbare Analyse erfüllt die Berichtspflicht nicht.
Was Sie hier finden: Pro Phase konkrete Maßnahmen, realistische Zeitrahmen für den Mittelstand (200–1.000 MA) und Beispiele aus der Praxis. Gesamter Umsetzungszeitraum: 14–26 Wochen. Lesezeit dieser Seite: ca. 6 Minuten.
- Sie in der Geschäftsführung, HR-Leitung oder Compliance arbeiten
- Ihr Unternehmen 100+ Mitarbeitende in der EU hat
- Sie bis Juni 2026 einen strukturierten Umsetzungsplan brauchen
- Sie wissen wollen, welche Phase als Nächstes dran ist
Richtlinie: EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970
Umsetzungsfrist: 7. Juni 2026 für alle EU-Mitgliedstaaten
Berichtspflicht: ab 100 Beschäftigten (gestaffelt nach Unternehmensgröße)
Schwelle für Handlungspflicht: 5 % unerklärtes Entgeltgefälle je Vergleichsgruppe
Sanktionen: bis zu 5 % des Jahresbruttoumsatzes, Beweislastumkehr
Gender Pay Gap Deutschland (2025, Statistisches Bundesamt): 16 %
Die Richtlinie (EU) 2023/970 verpflichtet Arbeitgeber in der gesamten Europäischen Union zu geschlechtsneutralen Vergütungssystemen, regelmäßigen Entgeltberichten und einem individuellen Auskunftsrecht für alle Beschäftigten. Für Unternehmen bedeutet das einen strukturierten Umsetzungsprozess, der frühzeitig beginnen muss — denn die Frist am 7. Juni 2026 lässt keinen Spielraum für improvisierte Lösungen.
Diese Checkliste gliedert die Umsetzung in fünf aufeinander aufbauende Phasen. Jede Phase enthält konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Prüfpunkte. Der Zeitrahmen orientiert sich an einem mittelständischen Unternehmen mit 200 bis 1.000 Beschäftigten; größere Organisationen sollten entsprechend früher beginnen.
Phase 1: Bestandsaufnahme Entgeltstrukturen
- Vollständige Gehaltsdaten aller Beschäftigten konsolidieren (Grundgehalt, variable Anteile, Zulagen, Sachleistungen)
- Datenquellen identifizieren: Payroll-System, HR-Stammdaten, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen
- Datenqualität prüfen: Lücken, Inkonsistenzen, veraltete Stellenbezeichnungen
- Demografische Daten erfassen: Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Qualifikation, Berufserfahrung
- Datenschutzrechtliche Grundlage klären (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung)
Die Datenqualität ist der kritische Erfolgsfaktor. In der Praxis scheitern viele Unternehmen nicht an der Analyse selbst, sondern an lückenhaften oder inkonsistenten Gehaltsdaten. Typische Probleme: variable Vergütungsbestandteile sind nicht zentral erfasst, Stellenbezeichnungen weichen zwischen Abteilungen ab, oder Teilzeitfaktoren sind fehlerhaft hinterlegt. Eine gründliche Datenbereinigung in Phase 1 spart erheblichen Aufwand in allen Folgephasen.
Phase 2: Lohngefälle-Analyse
- Jobarchitektur aufbauen: Stellen in Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit einteilen
- Geschlechtsneutrale Bewertungskriterien definieren (Kompetenz, Verantwortung, Arbeitsbedingungen, Belastung)
- Unbereinigten Gender Pay Gap berechnen (Median und Mittelwert je Vergleichsgruppe)
- Bereinigten Gender Pay Gap mittels Regressionsanalyse ermitteln
- Vergleichsgruppen mit Gefälle über 5 % identifizieren und priorisieren
- Ergebnisse mit Betriebsrat oder Arbeitnehmervertretung besprechen
Die Richtlinie unterscheidet zwischen dem unbereinigten Gender Pay Gap — der rohen Differenz der Medianentgelte — und dem bereinigten Gap, der objektive Faktoren wie Qualifikation, Erfahrung und Verantwortung herausrechnet. Entscheidend ist der bereinigte Wert: Liegt er in einer Vergleichsgruppe über 5 Prozent und kann der Arbeitgeber diesen nicht durch geschlechtsneutrale Faktoren erklären, wird eine gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10 der Richtlinie verpflichtend.
Für die Bildung der Vergleichsgruppen verlangt die Richtlinie geschlechtsneutrale Kriterien. Art. 4 Abs. 4 nennt ausdrücklich: Kompetenz, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Deutsche Unternehmen können sich an den Kriterien des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG, Paragraph 8) und den tarifvertraglichen Eingruppierungsmerkmalen orientieren.
Phase 3: Berichts- und Auskunftspflichten vorbereiten
- Berichtspflicht-Staffelung prüfen: ab 250 MA jährlich, 150–249 MA alle 3 Jahre, 100–149 MA alle 3 Jahre
- Berichtsformat nach nationalem Umsetzungsgesetz festlegen
- Auskunftsprozess definieren: Wie können Beschäftigte ihr Auskunftsrecht wahrnehmen?
- Antwortfrist sicherstellen: maximal 2 Monate nach Anfrage (Art. 7 Abs. 4)
- Vergütungsinformationen in Stellenausschreibungen integrieren (Art. 5 Abs. 1)
- Entgelthistorie-Abfrage bei Bewerbern unterlassen (Art. 5 Abs. 2)
Das individuelle Auskunftsrecht nach Art. 7 der Richtlinie gilt für alle Beschäftigten — unabhängig von der Unternehmensgröße. Jeder Mitarbeiter kann Auskunft über sein eigenes Entgeltniveau und die durchschnittlichen Entgeltniveaus der Vergleichsgruppe, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, verlangen. Unternehmen müssen innerhalb von zwei Monaten antworten und die Information in einer barrierefreien Form bereitstellen.
Neu ist auch die Pflicht zur Entgelttransparenz bereits im Bewerbungsprozess: Art. 5 Abs. 1 verlangt, dass Bewerbern vor dem Vorstellungsgespräch das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne mitgeteilt wird. Gleichzeitig dürfen Arbeitgeber Bewerber nicht mehr nach ihrer Gehaltshistorie fragen (Art. 5 Abs. 2).